Digitale Souveränität für soziale Einrichtungen: Der sanfte Weg mit Managed Nextcloud
Soziale Einrichtungen stehen vor einem Dilemma: Sie benötigen moderne IT für Teamarbeit, Kommunikation und Datenmanagement – gleichzeitig sind Datenschutz, Nachhaltigkeit und wirtschaftliche Planung essenziell. Der Umstieg auf Cloud-Dienste wie Microsoft 365 schafft Lösungen, bringt aber auch Risiken: Abhängigkeit von US-Anbietern, Unsicherheit bei Datenhoheit und komplexe Preisstrukturen.
Managed Nextcloud von NMMN bietet einen pragmatischen Mittelweg:
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Vertraute Tools bleiben erhalten,
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während die IT im Hintergrund souveräner, sicherer und planbarer wird.
1. Die Ausgangslage sozialer Träger
Komplexe Anforderungen – knappe Ressourcen
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Einrichtungen wie Pflegeeinrichtungen, Beratungsstellen und Wohlfahrtsverbände teilen ähnliche Herausforderungen: Datenschutz, begrenzte Büromannschaft und estrukturierte Prozesse.
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Viele verwalten Daten in fragmentierten Systemen oder Cloud-Lösungen, die nicht ganz passen.
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Microsoft Office für Dokumente und Excel mit Makros ist meist unverzichtbar – trotzdem fehlt häufig das Budget oder die Expertise für eine eigene IT-Infrastruktur.
Widersprüche in gängigen Cloud-Angeboten
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Microsoft 365 und ähnliche Cloud-Dienste bieten viele Funktionen, verknüpft mit Abos und US-Diensten.
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Das US CLOUD Act sorgt für rechtliche Unsicherheit – besonders bei sensiblen Daten (§ 203 StGB).
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Viele Einrichtungen verlieren die Kontrolle über Daten, Metadaten und Speicherorte.
2. Managed Nextcloud: Der sanfte Wechsel mit klarer Strategie
Bewährte Desktop-Umgebung bleibt bestehen
Eine zentrale Stärke: Mitarbeitende arbeiten wie gewohnt weiter mit Microsoft Office-Dateien (lokal installiert).
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Auch komplexe Excel-Tabellen und VBA-Makros laufen ohne Einschränkungen.
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Nextcloud Desktop Client synchronisiert alle Dokumente automatisch – komfortabel und sicher.
Das Vorgehen: Arbeitsabläufe bleiben weitestgehend wie bisher – nur der Speicherort wird verändert: datenhoheitliche, deutsche Infrastruktur statt Microsoft-Cloud. Keine Reibungsverluste, keine Schulungskosten, hohe Akzeptanz.
Nachhaltige Infrastruktur statt Anbieterabhängigkeit
Im Hintergrund ersetzt Nextcloud Hub Dienste wie OneDrive und Teams.
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Daten liegen auf eigener Infrastruktur oder in deutschen Rechenzentren.
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Keine Lizenzkosten, nur planbare Kosten für Hosting & Service.
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Volle Kontrolle: DSGVO-, KDG- und DSG-EKD-konform, keine Abhängigkeit von US-Richtlinien.
3. Der Vergleich: Microsoft Teams vs. Nextcloud Talk
Ein häufiger Kritikpunkt: „Wie ersetzen wir Teams?“
Nextcloud Talk ist die bewährte Alternative – sicher, souverän, umfangreich.
Hier ein Vergleich:
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Kriterium |
Microsoft Teams |
Nextcloud Talk |
Einschätzung |
|---|---|---|---|
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Datenhoheit |
US-Cloud (Azure), eingeschränkt |
Eigener Server oder deutsches Hosting – vollständige Kontrolle |
✔ Sehr hoch für datensensible Einrichtungen |
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Datenschutz |
CLOUD Act, Metadatenanalyse |
100 % DSGVO-, KDG- & DSG-EKD-konform, keine Drittanschlüsse |
✔ Klare Empfehlung für Sozialdaten |
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Kostenmodell |
Lizenzpflicht pro Nutzer |
Betriebskosten z. B. Hardware + Managed-Service |
✔ Transparent und planbar |
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Funktionsumfang |
Tiefe M365-Integration |
Integration mit Nextcloud Hub (Files, Deck, Talk) |
✔ Gleichwertig, mit mehr Freiheit |
Nextcloud Talk bietet zudem Desktop‑ und Mobil‑Clients, Gruppen‑Chats, Videokonferenzen, Moderationstools und Datenschutzfunktionen wie Secure View und Sensitive Conversations – ideal für Beratungsanbieter, Schulen oder Pflegeeinrichtungen.
4. Praxisbeispiele für den Einsatz
Teamarbeit ohne Schnittstellenchaos
In einer Beratungsstelle arbeiten Teams über Nextcloud: Dokumente sind zentral gespeichert, Versionierung aktiv, Zugriffsrechte klar geregelt. Externe Partner bekommen sichere Freigaben.
Migration ohne Umstellungsschmerz
Ein Jugendhilfeträger wechselt schrittweise:
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Excel-Makros bleiben lokal nutzbar,
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Cloud-Backup erfolgt automatisch,
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Mitarbeitende merken praktisch keinen Unterschied im Workflow.
Kommunikation ohne Teams
Kindertagesstätten nutzen Nextcloud Talk für Elternabende, Teammeetings und Terminabsprachen – inklusive Bildschirmfreigabe und Chat-Funktionalität, datenschutzkonform und ohne Microsoft‑Account.
5. Warum der Wechsel Sinn ergibt
Digitale Souveränität – wieder in eigener Hand
Echte Kontrolle über sämtliche Daten, ohne Bindung an US-Cloudanbieter.
Ein Gewinn für interne Governance, Compliance und Sicherheit.
Wirtschaftlichkeit und Planungssicherheit
3 bis 5-jährige Verträge? Bei uns nicht nötig.
Kein Preis-GAU von Microsoft, sondern transparente monatliche Servicekosten.
Besonders geeignet für soziale Einrichtungen
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Schutz sensibler Daten wie Personenakten oder Beratungsnotizen
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Nutzerorientierte Technologie (Apps, Dokumentberatung)
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Skalierbarkeit – von kleinen Einrichtungen bis zur größeren Verwaltung
7. Fazit: Warum jetzt der richtige Zeitpunkt ist
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Gesetzliche Vorgaben (z. B. DSGVO, KDG) verlangen sichere Datenhaltung.
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Microsoft stellt Non-Profit-Lizenzen ab Juli 2025 teilweise ein – viele Träger müssen umsteigen.
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Nextcloud Talk „Munich“ verbessert Stabilität, Datenschutz und Funktionalität massiv – genau zur richtigen Zeit.
8. FAQ-Auszug: Häufig gestellte Fragen
Wer eignet sich für Managed Nextcloud?
Soziale Einrichtungen jeder Größe – von Jugendhilfe bis Verwaltung – sparen Kosten, schützen Daten und behalten vertraute Software.
Bleiben Excel-Dateien mit Makros funktionsfähig?
Ja. Lokale Office-Versionen funktionieren wie gewohnt. Die Cloud übernimmt nur Speicherung und Synchronisation ohne Workflow-Änderung.
Ist Nextcloud Talk wirklich ein Teams-Ersatz?
Ja. In vielen Bereichen gleichwertig – oft besser in Sachen Datenschutz, Kontrolle und Kosten.
Ist der Wechsel kompliziert?
Nein. Migration via Desktop-Client, Onboarding-Support und Schulung machen den Umstieg für Nutzer nahezu nahtlos.
9. Weiterführende Ressourcen
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Managed Nextcloud für soziale Einrichtungen: https://nmmn.com/managed-nextcloud-fuer-soziale-einrichtungen/
- Funtkionen von Nextcloud: https://nextcloud.com/de/funktionen