Kategorie: Hosting, Basiswissen, Open Source

Nextcloud Basiswissen Teil 1: Grundfunktionen

Grundfunktionen Benutzer / Dateien / Links

In der neuen Reihe Basiswissen geht es um die Open Source basierte Office 365-Alternative aus Deutschland: Nextcloud!

Mit Nextcloud können nicht nur, wie in den Anfangszeiten von ownCloud aus dem Jahr 2010, Dateien zentral gespeichert und geteilt werden, sondern auch Kalender, Kontakte, Todos und vieles mehr genutzt werden. Mittlerweile wurden E-Mail, Office-, Chat- und Videokonferenz-Funktionalitäten ergänzt, so dass Nextcloud nunmehr eine komplette Produktivitätsplattform oder Colaboration Suite geworden ist.

Für uns als NMMN passt es besonders gut ins Portfolio:

  1. Es ist ein deutsches Produkt.
  2. Es ist das ideale Produkt im Hinblick auf die Datensouveränität und kann DSGVO-konform betrieben werden.
  3. Es kann in der Infrastruktur des Kunden installiert und betrieben werden.
  4. Es kann bei uns innerhalb der NMMN Managed Shared Cloud betrieben werden.
  5. Es ist ein Open Source Software Produkt.
  6. Es ist modular aufgebaut und lässt sich mit über 250 Plug-Ins erweitern.
  7. Es ist bei vielen namenhaften Unternehmen bereits im Einsatz.
  8. Es wird vom GAIA-X Projekt als Plattform genutzt.

Und damit positioniert sich Nextcloud als die Alternative zu Office 365. In Ergänzung mit einer der freien Office-Suiten (Apache OpenOffice, LibreOffice, ONLYOFFICE) kann ein Microsoft-freies Arbeiten DSGVO-konform gewährleistet werden. Produkte wie Moodle, das bei Schulen und Universitäten besonders während der Corona-Pandemie zum Einsatz kam, oder auch Zimbra nutzen Nextcloud bereits als Basis für die Datenspeicherung.

Nextcloud ist ein Speicher in der Cloud

Jeder Benutzer einer Nextcloud-Instanz hat einen Benutzernamen, ein Passwort und gehört einer Gruppe an (z.B. Admin / User). Weiterhin hat er ein ihm zugewiesenes Speicherkontingent, z.B. 2 Gigabyte an Plattenplatz für seine Dokumente.

Screenshot der Web GUI von Nextcloud

Die Nextcloud App

Eine zentrale Rolle bei der Verwaltung / Benutzung des zugewiesenen Speicherplatzes eines Benutzers bildet die Nextcloud App. Diese gibt es für alle gängigen Betriebssysteme und somit entsprechend für alle wichtigen Endgeräte des Benutzers. Es werden Windows, macOS, Linux, BSD, UNIX, iOS, Android (auch im F-Droid Repository) unterstützt. Eine Übersicht gibt es hier.

Screenshot der Nextcloud App auf einem macOS Desktop

Die Nextcloud App erzeugt auf dem lokalen Endgerät des Benutzers in seinem Dokumentenverzeichnis einen Nextcloud-Ordner. Alle Dateien, welche man in diesen Ordner verschiebt oder kopiert, werden automatisch mit dem Nextcloud-Verzeichnis des Benutzers auf dem Nextcloud-Server im Internet synchronisiert, d.h. diese Daten stehen dann auch auf allen anderen Endgeräten des Benutzers zur Verfügung. Löscht man eine Datei auf einem Endgerät, wird sie auch auf allen anderen Endgeräten entfernt, legt man einen weiteren Unterordner an, geschieht dies auch auf allen anderen Endgeräten.

Screenshot eines Links zum Teilen in Nextcloud

Nextcloud ist ein Dateien / Dokumenten Sharepoint in der Cloud

Der Benutzer kann eine Datei mit einem anderen Benutzer der Nextcloud-Instanz teilen oder aber auch einen externen Link auf eine Datei z.B. per E-Mail oder Signal zusenden. Dabei können sogar ein Kennwort für den Download und auch ein Verfallsdatum für den Link vorgegeben werden. Große Dateien müssen also nicht mehr per E-Mail versandt werden, dem sind sowieso gewisse Grenzen gesetzt und ein E-Mail-Postfach ist so schnell voller als einem lieb ist und in Sachen Datenschutz oft ein No-Go.

Nextcloud Benutzerverwaltung / Rechteverwaltung

Die Benutzer, Gruppen und Rechte einer Nextcloud-Umgebung werden von dem Admin oder,  je nach Bedarf, von mehren Administratoren verwaltet. Er richtet Benutzer ein, gegebenenfalls verschiedene Gruppen, in denen einzelne Benutzer (auch mehrfach) zugeordnet werden können.

Screenshot Menü der Benutzerverwaltung in NextcloudJeder Benutzer hat sein eigenes Benutzerverzeichnis mit einer vorbereiteten Ordner-Unterstruktur und ihm ist für dieses Verzeichnis ein Volumenlimit vorgegeben. Eine Gruppe hat dann ein Verzeichnis, auf das alle Mitglieder der Gruppe Zugriff haben mit der Möglichkeit beliebige Unterverzeichnisstrukturen anzulegen. So lassen sich sehr einfach und praktisch Arbeitsgruppenstrukturen anlegen.

Weiterführende Links

Admin Manual: https://docs.nextcloud.com/server/latest/admin_manual/

User Manual: https://docs.nextcloud.com/server/latest/user_manual/de/

Developer Manual: https://docs.nextcloud.com/server/latest/developer_manual/

Nextcloud Security Scan: https://scan.nextcloud.com/

Nextcloud Instanz buchen

Bei NMMN können Sie virtuelle Maschinen mit vorinstallierten Nextcloud-Instanzen buchen. Dabei übernehmen wir den Betrieb (Operations) der Umgebung mit Backup gemäß unserer Aufbewahrungsrichtlinie Standard, Monitoring mit proaktivem Handeln, Sicherheitspatches zeitnah, Updates und Upgrades zeitnah.

Mehr Basiswissen

Demnächst erscheint Nextcloud Basiswissen Teil 2: Office Dokumente nutzen und auch Teil 3 und 4 sind schon in Vorbereitung.

Danke

Wir danken unserem langjährigen Kollegen Norbert Kielmann für die Erstellung dieser Grundlagen Artikel zum Thema Nextcloud!

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