Grundfunktionen Benutzer / Dateien / Links
In der neuen Reihe Basiswissen geht es um die Open Source basierte Office 365-Alternative aus Deutschland: Nextcloud!
Mit Nextcloud können nicht nur, wie in den Anfangszeiten von ownCloud aus dem Jahr 2010, Dateien zentral gespeichert und geteilt werden, sondern auch Kalender, Kontakte, Todos und vieles mehr genutzt werden. Mittlerweile wurden E-Mail, Office-, Chat- und Videokonferenz-Funktionalitäten ergänzt, so dass Nextcloud nunmehr eine komplette Produktivitätsplattform oder Colaboration Suite geworden ist.
Für uns als NMMN passt es besonders gut ins Portfolio:
- Es ist ein deutsches Produkt.
- Es ist das ideale Produkt im Hinblick auf die Datensouveränität und kann DSGVO-konform betrieben werden.
- Es kann in der Infrastruktur des Kunden installiert und betrieben werden.
- Es kann bei uns innerhalb der NMMN Managed Shared Cloud betrieben werden.
- Es ist ein Open Source Software Produkt.
- Es ist modular aufgebaut und lässt sich mit über 250 Plug-Ins erweitern.
- Es ist bei vielen namenhaften Unternehmen bereits im Einsatz.
- Es wird vom GAIA-X Projekt als Plattform genutzt.
Und damit positioniert sich Nextcloud als die Alternative zu Office 365. In Ergänzung mit einer der freien Office-Suiten (Apache OpenOffice, LibreOffice, ONLYOFFICE) kann ein Microsoft-freies Arbeiten DSGVO-konform gewährleistet werden. Produkte wie Moodle, das bei Schulen und Universitäten besonders während der Corona-Pandemie zum Einsatz kam, oder auch Zimbra nutzen Nextcloud bereits als Basis für die Datenspeicherung.
Nextcloud ist ein Speicher in der Cloud
Jeder Benutzer einer Nextcloud-Instanz hat einen Benutzernamen, ein Passwort und gehört einer Gruppe an (z.B. Admin / User). Weiterhin hat er ein ihm zugewiesenes Speicherkontingent, z.B. 2 Gigabyte an Plattenplatz für seine Dokumente.
Die Nextcloud App
Eine zentrale Rolle bei der Verwaltung / Benutzung des zugewiesenen Speicherplatzes eines Benutzers bildet die Nextcloud App. Diese gibt es für alle gängigen Betriebssysteme und somit entsprechend für alle wichtigen Endgeräte des Benutzers. Es werden Windows, macOS, Linux, BSD, UNIX, iOS, Android (auch im F-Droid Repository) unterstützt. Eine Übersicht gibt es hier.
Die Nextcloud App erzeugt auf dem lokalen Endgerät des Benutzers in seinem Dokumentenverzeichnis einen Nextcloud-Ordner. Alle Dateien, welche man in diesen Ordner verschiebt oder kopiert, werden automatisch mit dem Nextcloud-Verzeichnis des Benutzers auf dem Nextcloud-Server im Internet synchronisiert, d.h. diese Daten stehen dann auch auf allen anderen Endgeräten des Benutzers zur Verfügung. Löscht man eine Datei auf einem Endgerät, wird sie auch auf allen anderen Endgeräten entfernt, legt man einen weiteren Unterordner an, geschieht dies auch auf allen anderen Endgeräten.
Nextcloud ist ein Dateien / Dokumenten Sharepoint in der Cloud
Der Benutzer kann eine Datei mit einem anderen Benutzer der Nextcloud-Instanz teilen oder aber auch einen externen Link auf eine Datei z.B. per E-Mail oder Signal zusenden. Dabei können sogar ein Kennwort für den Download und auch ein Verfallsdatum für den Link vorgegeben werden. Große Dateien müssen also nicht mehr per E-Mail versandt werden, dem sind sowieso gewisse Grenzen gesetzt und ein E-Mail-Postfach ist so schnell voller als einem lieb ist und in Sachen Datenschutz oft ein No-Go.
Nextcloud als DSGVO-konforme Alternative zu Dropbox & Google Drive
Viele Unternehmen nutzen Dienste wie Dropbox, Google Drive oder OneDrive – und wissen oft nicht, welche datenschutzrechtlichen Risiken damit verbunden sind. Als US-amerikanische Dienste unterliegen diese Anbieter dem US CLOUD Act, der amerikanischen Behörden unter Umständen Zugriff auf gespeicherte Daten gewährt – auch wenn die Server physisch in Europa stehen.
Nextcloud ist hier grundlegend anders: Die Software ist Open Source, der Quellcode öffentlich einsehbar, und der Betrieb erfolgt in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Hamburg. Durch den Betrieb auf eigener NMMN-Hardware im hochredundanten City Ring bleiben die Daten unter der Kontrolle der Kunden – vollständig DSGVO-konform und ohne versteckte Datenweitergabe an Dritte. Als deutsches Unternehmen unterliegt NMMN nicht dem US CLOUD Act.
Für Unternehmen, Behörden und soziale Einrichtungen, die besonders schützenswerte Daten verarbeiten, ist Nextcloud damit nicht nur eine Alternative – sondern oft die einzig rechtssichere Wahl.
Nextcloud Benutzerverwaltung / Rechteverwaltung
Die Benutzer, Gruppen und Rechte einer Nextcloud-Umgebung werden von dem Admin oder, je nach Bedarf, von mehren Administratoren verwaltet. Er richtet Benutzer ein, gegebenenfalls verschiedene Gruppen, in denen einzelne Benutzer (auch mehrfach) zugeordnet werden können.
Jeder Benutzer hat sein eigenes Benutzerverzeichnis mit einer vorbereiteten Ordner-Unterstruktur und ihm ist für dieses Verzeichnis ein Volumenlimit vorgegeben. Eine Gruppe hat dann ein Verzeichnis, auf das alle Mitglieder der Gruppe Zugriff haben mit der Möglichkeit beliebige Unterverzeichnisstrukturen anzulegen. So lassen sich sehr einfach und praktisch Arbeitsgruppenstrukturen anlegen.
Nextcloud Apps & Erweiterungen – mehr als nur Dateispeicher
Was viele nicht wissen: Nextcloud ist längst weit mehr als ein reiner Cloud-Speicher. Über eine von NMMN kuratierte und auf Kompatibilität geprüfte Auswahl des integrierten App Stores lässt sich die Plattform mit stabilen Enterprise-Erweiterungen individuell ausbauen. Die wichtigsten Funktionen im Überblick:
- Nextcloud Talk: Verschlüsselte Chat- und Videokonferenzlösung – direkt gehostet in Hamburg, ohne externen Datentransfer zu Zoom oder Teams.
- Nextcloud Office (Collabora / ONLYOFFICE): Nahtloses Bearbeiten von Dokumenten, Tabellen und Präsentationen in Echtzeit direkt im Browser.
- Nextcloud Calendar & Contacts: CalDAV-/CardDAV-konforme Termin- und Kontaktverwaltung für alle mobilen Endgeräte und Desktop-Clients.
- Nextcloud Mail & Tasks: Integrierter Webmail-Client und Kanban-orientierte Aufgabenverwaltung für strukturierte Teamarbeit.
So entsteht aus Nextcloud eine vollständige Collaboration Suite – als souveräne, datenschutzkonforme Alternative zu Microsoft 365, die vollständig unter Ihrer Kontrolle bleibt.
Weiterführende Links
Admin Manual: https://docs.nextcloud.com/server/latest/admin_manual/
User Manual: https://docs.nextcloud.com/server/latest/user_manual/de/
Developer Manual: https://docs.nextcloud.com/server/latest/developer_manual/
Nextcloud Security Scan: https://scan.nextcloud.com/
Nextcloud Instanz buchen
Bei NMMN können Sie virtuelle Maschinen mit vorinstallierten Nextcloud-Instanzen buchen. Dabei übernehmen wir den Betrieb (Operations) der Umgebung mit Backup gemäß unserer Aufbewahrungsrichtlinie Standard, Monitoring mit proaktivem Handeln, Sicherheitspatches zeitnah, Updates und Upgrades zeitnah.
Häufige Fragen zu Nextcloud
Was ist der Unterschied zwischen Nextcloud und ownCloud?
Nextcloud ist 2016 aus einem Fork von ownCloud entstanden, nachdem Gründer Frank Karlitschek das Projekt verließ. ownCloud wurde bereits ab 2010 entwickelt. Seitdem hat sich Nextcloud deutlich weiterentwickelt und bietet heute einen umfangreicheren Funktionsumfang – insbesondere im Bereich Kommunikation und Collaboration. Für die meisten Unternehmen ist Nextcloud heute die empfehlenswertere Wahl.
Kann ich Microsoft Office weiterhin verwenden?
Mit einer lokal installierten Office-Version können Sie weiterhin komplexe Excel-Dateien, VBA-Makros oder gewohnte Formatierungen nutzen. Der Nextcloud Desktop Client sorgt dafür, dass alle Dokumente automatisch synchronisiert und sicher in der Cloud gespeichert werden – ohne Änderungen am vertrauten Workflow.
Wie sicher sind meine Daten bei NMMN Nextcloud?
Alle Daten werden in ISO 27001-zertifizierten Rechenzentren in Hamburg gehostet. Durch den Betrieb auf eigener NMMN-Hardware im hochredundanten City Ring garantieren wir 100 % DSGVO-Konformität und maximale Datensouveränität. NMMN unterliegt als deutsches Unternehmen nicht dem US CLOUD Act. Zusätzlich bietet die Plattform Verschlüsselung auf Datei- und Transportebene sowie Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA).
Für wen eignet sich die Managed Nextcloud von NMMN?
Die Managed Nextcloud von NMMN eignet sich für Unternehmen, Behörden und Organisationen jeder Größe – von kleinen Teams bis hin zu größeren Organisationen. Die Lösung ist skalierbar und auch für kleinere Einrichtungen mit wenigen Nutzern sinnvoll, da professionelle IT-Infrastruktur ohne eigenes Expertenteam genutzt werden kann.
Was übernimmt NMMN beim Betrieb der Nextcloud?
NMMN übernimmt den vollständigen Betrieb Ihrer Nextcloud-Instanz: Einrichtung, Hosting, Sicherheitspatches, Updates und Upgrades (die vorab in unseren Staging-Umgebungen auf Kompatibilität geprüft werden), sowie proaktives Monitoring mit proaktivem Handeln und Backup gemäß der NMMN-Aufbewahrungsrichtlinie. Sie müssen sich um nichts kümmern – Ihre IT wird entlastet, Ihre Daten bleiben souverän.
Ihre Managed Nextcloud unverbindlich testen
Sie möchten Ihre Firmendaten DSGVO-konform migrieren? Testen Sie die NMMN Managed Nextcloud unverbindlich in einer eigenen Demo-Umgebung oder lassen Sie sich von unseren Hamburger IT-Spezialisten zur nahtlosen Datenmigration aus Dropbox, Google Drive oder ownCloud beraten.
Jetzt Managed Nextcloud anfragen & Demo testen
Mehr Basiswissen
Demnächst erscheint Nextcloud Basiswissen Teil 2: Office Dokumente nutzen und auch Teil 3 und 4 sind schon in Vorbereitung.
Danke
Wir danken unserem langjährigen Kollegen Norbert Kielmann für die Erstellung dieser Grundlagen Artikel zum Thema Nextcloud!