Nextcloud ist nicht einfach nur ein Speicherplatz zum Synchronisieren von lokalen Daten “in die Cloud”, sondern versteht sich als Ausgangsbasis für die Zusammenarbeit in Teams oder mit Partnern und Lieferanten. Mithilfe von verschiedenen Modulen (Apps), die für die Nextcloud Plattform geschrieben wurden und die als auswählbare Bestandteile der Nextcloud-Installation zur Verfügung stehen, kann die Umgebung zu einer hochproduktiven Business Plattform werden.
Wir stellen hier an dieser Stelle ein paar der wichtigsten Apps und Integrationen vor, um Ihnen einen ersten Einblick in die Vorzüge von Nextcloud zu geben.
Das Nextcloud App System
In einer vorhandenen Nextcloud Instanz steigt man mit einem Klick auf das Profil-Icon und dem Menüeintrag + Apps in die Auswahl vieler neuer Anwendungsbereiche ein.
In verschiedenen Kategorien geordnet finden Sie die zur Verfügung stehenden Apps und sehen beim Klick auf eine App weitere Informationen wie z.B. die zur Verfügung stehenden Handbücher für den Admin und den Benutzer.
Wenn sie das Modul noch nicht aktiviert haben, finden sie dort dann auch einen entsprechenden Button Aktivieren, um die Installation des entsprechenden Moduls auszulösen.
Hier ein paar Beispiel Apps kurz beschrieben
Calendar
Die Calendar App gibt dem Nextcloud Benutzer und darüber hinaus dem Team, dem er angehört (Firma / Abteilung / ausgewählte Kollegen / Familie / Freunde etc.) die Möglichkeit, einen eigenen oder auch einen geteilten Kalender zu benutzen. Über die Rechteverwaltung ist es granular möglich, selber Kalendereinträge zu setzen und auch andere Kalendereinträge zu sehen. Es können weiterhin auch Einladungen zu einem gemeinsamen Termin versendet werden, wiederkehrende Termine eingetragen werden, Termine mit Notizen versehen werden, halt alle Funktionen, welche man von einem professionellen Kalendersystem erwartet.
Es kann dabei die Webansicht des Kalenders innerhalb der Nextcloud Umgebung genutzt werden, aber natürlich kann auch jedes Endgerät des Nutzers über CalDAV mit eingebunden werden, so dass man den Kalender immer und überall zur Verfügung hat.
Contacts
Die App Contacts dient der Verwaltung von eigenen und gemeinsamen Kontakten als Basis der Arbeit z.B. mit Kunden, Ansprechpartnern, Lieferanten usw. Es können Geburtstage mit dem Kalender synchronisiert werden, Adressbücher geteilt werden. Es basiert auf dem CardDAV Standard und kann somit mit allen kompatiblen Geräten unter iOS und Android aber auch mit anderen Anwendungen die Daten synchron halten.
File Sharing
In der Datei Übersicht ist man durch die Aktivierung der File Sharing App in der Lage, jemandem einen Link auf eine Datei, auch passwortgeschützt und mit Ablaufdatum, zur Verfügung zu stellen. Man ist also in der Lage, jemandem den Download, z.B. einer großen Datei, zur Verfügung zu stellen, indem man ihm einfach diesen Link per E-Mail zusendet. Die Datei muss also nicht per Mail zugesandt werden, was wegen der Größe und der Sicherheit nicht ratsam wäre. Auch anders herum ist es möglich, einen Ordner als Upload-Ziel zu aktivieren und diesen Link zu versenden, so dass darüber auch große Dateien empfangen werden können.
Talk
Talk ist das Microsoft Teams Pendant für Video und Audio-Konferenzen. Es nutzt den WebRTC Standard und integriert sich nahtlos in Nextcloud. So können auch alle Dokumente aus Nextcloud mit Drag & Drop zum gemeinsamen Bearbeiten freigegeben werden.
Neben einer Chat-Funktion, einem Whiteboard ist auch ein Screensharing möglich, so dass mit Kollegen, Partnern und Lieferanten schnell, einfach und vor allem sicher kommuniziert werden kann. Es können sogar Passwort-geschützte Calls initiiert werden. Dabei bleiben natürlich alle Daten auf Ihrem Server und nicht in einer Public Cloud. Für Besprechungen mit vielen Teilnehmern wird ggf. eine zusätzliche Lizenz benötigt und der Nextcloud Server muss stärker dimensioniert sein. Clients für iOS und Android sind verfügbar.
Versions
Die App Versions ermöglicht es einem, eine Versionsverwaltung von Dateien zu benutzen, was recht praktisch ist, sollte man mal Teile, z.B. in einer Textdatei gelöscht haben. Außerdem bekommt man so eine Art Revisionssicherheit aktiviert und kann sehen, wer im Team welche Veränderung vorgenommen hat.
Community Document Server für ONLYOFFICE Community Edition
DerCommunity Document Server für ONLYOFFICE bildet die Basisfunktionalität für die Zusammenarbeit mit Office Dokumenten. Beim Erstellen einer neuen Datei in der Nerxtcloud Dateiumgebung öffnet sich ein Fenster, wo man angeben kann ,wie die Datei heißen soll und ob es z.B. ein Dokument oder eine Tabelle werden soll. Entsprechend öffnet sich danach dann die entsprechende App zur Bearbeitung der Datei.
ONLYOFFICE
Mit ONLYOFFICE erhalten sie eines der Office-Pakete, die für Nextcloud verfügbar sind. Diese App beinhaltet die entsprechenden Bestandteile eines typischen Office Pakets, ähnlich der bekannten Pakete wie Microsoft Office (365), LibreOffice oder Apache OpenOffice. Ein ähnliches Paket ist Collabora Online.
Draw.io
Draw.io integriert die gleichnamige App zur Erzeugung von Grafiken, Diagrammen und Plänen nahtlos in Nextcloud. Dabei steht einem eine eingebaute umfangreiche Sammlung von Symbolen (Stencils) zur Verfügung. So lassen sich komplizierte Vorgänge oder Konfigurationen anschaulich darstellen.
Templates für Flowcharts, Swimlanes, Orgcharts, Kanbanboards sind bereits integriert. Wer Microsoft Visio vermisst, wird hier fündig.
PDF Viewer
Durch die Aktivierung dieser App öffnet sich beim Anklicken einer PDF-Datei ein PDF Viewer im Browser Fenster. Man ist also nicht auf die Installation eines lokalen PDF-Programms angewiesen.
Integrationen
Es gibt zahlreiche Integrationen von Nextcloud quasi als Dateiserver und Hub in verschiedene Programme und Projekte. Hier nur eine kleine Auswahl an Anwendungen:
- GitHub
- GitLab
- Jira
- Mastodon
- Mattermost
- Moodle
- BigBlueButton
- OneDrive
- Dropbox
- OpenProject
- OpenID
- Thunderbird
- Zimbra
Workflow & Automation
Natürlich kann Nextcloud auch für die Automation und damit Digitalisierung von Geschäftsprozessen genutzt werden. So können mit Approval Dokumente genehmigt oder abgelehnt werden und mit File actions oder auch Workflow external scripts können Administratoren kleine Scripte bereitstellen, die z.B. Dateien von A nach B bewegen.
Aber auch alltägliche Aufgaben, wie das automatische Konvertieren von Bild- und Audio-Dateien ist möglich oder OCR- und PDF-Verarbeitung.
Weitere Apps
Ich könnte hier stundenlang weitere interessante Apps aufführen. Die Liste wird auch immer länger, immer mehr Ideen fließen in die Nextcloud Plattform ein, immer mehr Anforderungen aus der Praxis finden in einer entsprechenden App ihre Berücksichtigung.
Schauen Sie selber auf der offiziellen Nextcloud Apps-Seite: https://apps.nextcloud.com/.
Fazit
Mit Nextcloud erhalten Unternehmen ein riesige Ökosystem an Apps, die eine hochproduktive integrative Umgebung für das Arbeiten im Team und mit Geschäftspartnern ermöglichen. Es lohnt sich, einen Blick über den Tellerrand zu werfen und sich auf den Open Source Pfad zu begeben.
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Mehr Basiswissen
Den ersten Teil der Nextcloud-Basiswissen-Reihe mit dem Titel Grundfunktionen finden Sie hier.
Den zweiten Teil Office Dokumente in einer Nextcloud Umgebung finden Sie hier.
Und demnächst erscheint noch Teil 4:
Danke
Wir danken auch hier wieder unserem langjährigen Kollegen Norbert Kielmann für die Erstellung dieser Grundlagen Artikel zum Thema Nextcloud!
